Jak snížit náklady na firemní software — bez ztráty funkčnosti#

Česká firma s 20-30 zaměstnanci platí za software typicky 15 000-35 000 Kč měsíčně na licencích. Skutečné náklady včetně skrytých položek — aktualizace, školení, přepisování dat mezi systémy — jsou ale 2-3× vyšší. Většina firem přitom platí za funkce, které nepoužívá, a za nástroje, které se vzájemně překrývají. Tento článek ukazuje, kde přesně peníze mizí a jak je dostat zpět.

Kolik firmy za software skutečně platí#

Většina majitelů firem zná částku za licence. Málokdo ale sečetl, kolik software stojí celkem — včetně všeho kolem. Do celkových nákladů na software v Česku investovaly firmy v roce 2024 přibližně 280 miliard Kč, tedy téměř tři čtvrtiny z celkových ICT investic (ČSÚ, 2024). Pro firmu s obratem 20 milionů Kč to typicky znamená 3-6 % obratu na IT — tedy 600 000 až 1 200 000 Kč ročně.

Kde ty peníze končí? Ne tam, kde byste čekali. Podle analýzy AutoERP tvoří cena licencí pouhých 20-30 % celkových nákladů vlastnictví. Zbylých 70-80 % padne na implementaci, školení, aktualizace, správu a interní čas zaměstnanců. Detailní rozpis, co všechno do celkové ceny firemního systému patří, najdete v článku kolik stojí firemní systém.

Čtyři místa, kde české firmy na software přeplácejí#

1. Nevyužité licence a předplatné#

Podle BusinessInfo.cz leží v českých firmách tisíce nevyužitých softwarových licencí za miliony korun. Globální data ukazují, že průměrně 53 % softwarových licencí zůstává nečinných (Ramp, 2026).

V praxi to vypadá takto: firma koupila 10 licencí účetního programu, ale reálně ho používá 6 lidí. Předplácí prémiovou verzi nástroje na správu úkolů, přestože 80 % týmu používá jen základní funkce. Platí za tři komunikační nástroje, protože každé oddělení si vybralo jiný.

2. Překrývající se funkce#

Typická česká firma s 20-50 zaměstnanci používá 5-8 nepropojených nástrojů — účetnictví, evidenci klientů, fakturaci, dokumenty, komunikaci, tabulky. Problém: minimálně 2-3 z nich mají překrývající se funkce. Evidence klientů umí poznámky i firemní e-mail. Fakturační nástroj umí základní evidenci odběratelů. Projektový nástroj má vlastní chat.

Za každou překrývající se funkci platíte zvlášť — a navíc platíte časem zaměstnanců, kteří stejná data zadávají do více systémů.

3. Skryté náklady aktualizací a správy#

Roční aktualizace stojí typicky 20-30 % pořizovací ceny licence. U Pohody Komplet je to asi 5 000 Kč ročně, u Money S3 Unlimited kolem 5 000 Kč. Zní to rozumně — dokud si neuvědomíte, že platíte aktualizace za 5-8 nástrojů nezávisle na sobě. Součet za všechny nástroje se snadno vyšplhá na 30 000-60 000 Kč ročně.

K tomu přidejte čas interního člověka, který aktualizace instaluje, řeší kompatibilitu mezi systémy a odpovídá kolegům na dotazy. Pro firmu bez IT oddělení to často znamená, že to dělá majitel nebo asistentka — lidé, jejichž čas má jinou hodnotu.

4. Ztracený čas zaměstnanců#

Největší položka — a přitom ta nejméně viditelná. Zaměstnanci denně přepisují data z jednoho systému do druhého, přepínají mezi nástroji a opravují chyby vzniklé duplicitním zadáváním. Podle průzkumů to stojí průměrně hodinu denně na člověka.

Pro firmu s 20 zaměstnanci při průměrné hodinové sazbě 350 Kč to znamená 7 000 Kč denně — 1 750 000 Kč ročně — jen na přepisování dat, které by jeden systém přepisovat nepotřeboval.

Jak provést software audit za jeden den#

Než začnete škrtat, potřebujete vědět, za co platíte a co z toho reálně používáte. Software audit není složitý — stačí jeden soustředěný den.

1. 1

   Inventura nástrojů

   Sepište všechny nástroje, které firma používá. Projděte firemní kartu, bankovní výpisy za posledních 12 měsíců a zeptejte se vedoucích oddělení.

2. 2

   Náklady ke každému nástroji

   U každého nástroje zapište: měsíční/roční cenu, počet licencí, datum obnovení a kdo za něj zodpovídá.

3. 3

   Skutečné využití

   Kolik lidí nástroj reálně používá denně? Týdně? Vůbec? Zeptejte se přímo zaměstnanců — ne vedoucích.

4. 4

   Mapa překryvů

   Označte nástroje, které mají překrývající se funkce. Kde zadáváte stejná data dvakrát? Kde přepisujete z jednoho systému do druhého?

5. 5

   Rozhodnutí

   U každého nástroje rozhodněte: ponechat / zrušit / sloučit s jiným. Začněte s nejdražšími a nejméně využívanými.

Tři strategie, které fungují#

Strategie 1: Eliminace nevyužitého (okamžitá úspora)#

Nejrychlejší výhra. Po auditu typicky zjistíte, že 20-30 % licencí můžete zrušit hned — nikdo je nepoužívá nebo stačí nižší tarif. Pro firmu platící 25 000 Kč měsíčně za software to znamená okamžitou úsporu 5 000-7 500 Kč měsíčně.

Konkrétní kroky:

• Snižte počet licencí na skutečný počet uživatelů
• Přejděte z prémiových na základní tarify tam, kde prémiové funkce nepoužíváte
• Zrušte nástroje, které nikdo neotevřel posledních 90 dní
• Vyjednejte roční platbu místo měsíční (typicky 15-20 % sleva)

Strategie 2: Konsolidace nástrojů (největší úspora)#

Největší úsporu nepřinese levnější licence, ale méně licencí. Sloučení 5-8 nástrojů do jednoho systému sníží přímé náklady na licence o 30-50 % a eliminuje skryté náklady na přepisování dat. Detailní návod, jak konsolidaci provést, nabízí článek 6 nástrojů v jednom.

Strategie 3: Přechod od desktopového software (dlouhodobá úspora)#

Desktopové programy jako Pohoda nebo Money S3 mají nízkou pořizovací cenu, ale skryté náklady rostou s firmou — hosting pro vzdálený přístup, licence na další počítače, propojení s dalšími systémy. Pro firmu s 20+ zaměstnanci se moderní systém s měsíčním paušálem často vyplatí víc než rozšiřování desktopového řešení.

Jestli vaše firma naráží na limity stávajícího software, zkontrolujte si 5 signálů, že firma přerostla hotový software. Praktický návod, jak přechod naplánovat, najdete v článku o automatizaci firemních procesů.

Praktický příklad: strojírenská firma s 25 zaměstnanci#

Představte si firmu, která vyrábí kovové komponenty. 25 zaměstnanců, obrat 35 milionů Kč. Používá Pohodu na účetnictví, tabulky na evidenci zakázek, Fakturoid na faktury, e-mail na nabídky a sdílený disk na dokumenty.

Měsíční náklady na software před auditem:

Položka	Měsíční náklad
Pohoda Komplet (5 licencí) + hosting	4 200 Kč
Fakturoid (3 uživatelé)	1 500 Kč
Sdílené úložiště (firemní tarif)	2 500 Kč
Komunikační nástroj (25 licencí)	6 250 Kč
Správa úkolů (prémiový tarif)	3 800 Kč
Přímé licence celkem	18 250 Kč

K tomu skryté náklady: asistentka přepisuje data z Fakturoidu do Pohody (5 h/týden), obchodníci vytvářejí nabídky v tabulkách (průměrně 1,5 h na nabídku), nikdo neví kde je aktuální verze smlouvy. Při sazbě 350 Kč/h stojí jen přepisování dat 7 000 Kč měsíčně, pomalé nabídky dalších 8 000-12 000 Kč.

Po auditu a konsolidaci:

• Zrušený nevyužitý prémiový tarif správy úkolů → úspora 2 400 Kč/měsíc
• Snížení licencí Pohody z 5 na 3 (2 lidé ji nepoužívali) → úspora 800 Kč/měsíc
• Přechod na jeden systém pokrývající evidenci zakázek, nabídky, faktury a dokumenty → eliminace Fakturoidu, tabulek a části úložiště

Výsledek: přímá úspora na licencích cca 8 000 Kč měsíčně. Nepřímá úspora na čase zaměstnanců přes 15 000 Kč měsíčně. Celkem přes 270 000 Kč ročně — a to konzervativním odhadem.

Jak spočítat návratnost takového přechodu přesně, krok za krokem, ukazuje článek ROI firemního systému. Na část nákladů přechodu může firma získat dotaci — aktuální programy shrnuje přehled dotací na digitalizaci 2026.

Často kladené otázky#

Jak snížit náklady na software ve firmě?#

Začněte auditem všech nástrojů — sepište co platíte, kdo to používá a kde se funkce překrývají. Eliminujte nevyužité licence, sloučte překrývající se nástroje do jednoho systému a vyjednejte lepší podmínky u zbývajících dodavatelů. Firma s 20 zaměstnanci typicky ušetří 30-50 % ročních nákladů na software.

Kolik průměrná firma platí za software měsíčně?#

Česká firma s 20-30 zaměstnanci platí na přímých licencích 15 000-35 000 Kč měsíčně. Skutečné náklady včetně aktualizací, školení, správy a ztraceného času na přepisování dat jsou 2-3× vyšší — celkem 40 000-90 000 Kč měsíčně.

Vyplatí se konsolidovat firemní nástroje do jednoho systému?#

Pokud firma používá 5 a více nepropojených nástrojů, konsolidace sníží přímé náklady na licence o 30-50 %. Hlavní přínos ale není na licencích — je to eliminace ručního přepisování dat, která stojí firmu s 20 lidmi přes milion korun ročně.

Jak poznám, že firma platí za software zbytečně moc?#

Tři varovné signály: zaměstnanci přepisují stejná data do více systémů, nikdo přesně neví kolik firma za software celkem platí, a nový člověk potřebuje týden na zaškolení do všech nástrojů. Pokud platí aspoň dva z nich, audit se vyplatí.

Jaké jsou skryté náklady více oddělených nástrojů?#

Ztracený čas zaměstnanců (přepínání, přepisování dat, oprava chyb), aktualizace a podpora každého nástroje zvlášť, školení nových lidí na každý systém a bezpečnostní riziko z více přihlašovacích bodů. Skryté náklady často tvoří 50-70 % celkových nákladů na software.

Kde na snížení nákladů na software získat dotaci?#

Program OP TAK Digitální podnik nabízí malým firmám dotaci až 45 % nákladů na firemní systém. Pokrývá licence, implementaci i školení. Přehled aktuálních programů a podmínek shrnuje článek dotace na digitalizaci 2026.

Místo závěru: začněte auditem, ne nákupem#

Většina firem řeší náklady na software až ve chvíli, kdy je faktura příliš vysoká. Lepší je provést audit dřív — proaktivně, jednou za rok. Jeden soustředěný den stačí na to, abyste zjistili, kde peníze mizí a kolik jich můžete dostat zpět.

Pokud z auditu vyjde, že firma přeplácí za překrývající se nástroje, dalším krokem je zvážit konsolidaci do jednoho systému. Ne každý systém se ale hodí pro každou firmu — jak vybrat ten správný, závisí na procesech, velikosti týmu a konkrétních potřebách. Jak na celou digitalizaci firem krok za krokem — od prvního auditu po plně fungující systém — shrnuje kompletní průvodce pro české firmy.

Zjistit, jestli si sedneme →