Kolik času ztrácí české firmy manuální prací — a kolik je to peněz?#

České firmy s 10–80 zaměstnanci přicházejí každý rok o stovky hodin zbytečnou administrativou a ručním přepisováním dat mezi nepropojenými systémy. Podle studie Hospodářské komory ČR z roku 2026 stojí pomalá digitalizace a přehnaná byrokracie českou ekonomiku téměř 90 miliard korun ročně. Tento článek shrnuje tvrdá čísla z českých i mezinárodních zdrojů — a ukazuje, kde se ten čas konkrétně ztrácí.

Proč je tohle téma důležité právě teď#

Česká ekonomika ztrácí kvůli nedostatečné digitalizaci malých firem a administrativní zátěži desítky miliard korun ročně. Nejde o abstraktní číslo — jde o reálné hodiny, které zaměstnanci tráví přepisováním dat z jednoho systému do druhého, místo aby se věnovali zákazníkům a rozvoji firmy.

Podle čerstvé studie Hospodářské komory ČR a platformy Pro podnikavé z dubna 2026 činí celková ztráta české ekonomiky z pomalé digitalizace a byrokracie u malých firem téměř 90 miliard Kč ročně. Z toho:

44 miliard Kč připadá na zbytečnou administrativní zátěž
44,5 miliardy Kč by přinesla digitalizace alespoň čtvrtiny malých podniků
Při digitalizaci celého segmentu by přínos dosáhl až 178 miliard Kč

Hospodářská komora ČR ve svém průzkumu překážek podnikání pro rok 2026 uvádí, že téměř 48 % firem považuje přibývající administrativní zátěž za jednu z hlavních překážek podnikání. Tři největší problémy, které firmy v roce 2026 očekávají: rostoucí náklady na pracovní sílu, nedostatek kvalifikovaných zaměstnanců a neodůvodněná regulatorní a administrativní zátěž.

Pokud vás zajímá celkový kontext digitalizace, přečtěte si kompletní průvodce digitalizací firem.

Tvrdá čísla: kolik hodin ročně mizí v administrativě#

Česko má jedny z nejpodrobnějších dat o byrokratické zátěži v Evropě díky Indexu byrokracie, který od roku 2005 měří Liberální institut. Čísla ukazují jasný trend:

Rok	Hodin ročně (malá firma)	Zdroj
2018	233 hodin	Deník.cz / Index byrokracie
2020	223 hodin	Liberální institut / BusinessInfo.cz
2021	272 hodin	Aktuálně.cz
2025	240+ hodin	Hospodářská komora ČR

240 hodin ročně = 30 pracovních dní = šest celých pracovních týdnů. Tolik času tráví průměrná malá firma jen plněním zákonných administrativních povinností — vyplňováním formulářů, hlášení a dalším „papírováním".

To jsou přitom pouze hodiny strávené zákonnou byrokracií. Nepočítá se sem čas na interní administrativu — ruční přepisování dat mezi systémy, sestavování reportů, hledání informací v e-mailech a tabulkách.

Celkem jde o 67,6 milionu člověkohodin ročně v celé ekonomice, což odpovídá ztrátě přibližně 41 miliard korun jen na přímých nákladech.

Kde přesně ten čas mizí — anatomie ztráty#

Administrativní zátěž je jen špička ledovce. Pod ní se skrývá mnohem větší problém: nepropojené firemní systémy.

Typická česká firma s 20–50 zaměstnanci používá kombinaci nástrojů, které spolu nekomunikují:

Pohoda nebo Money S3 — účetnictví a fakturace
Raynet nebo Excel — evidence klientů
Google Drive nebo Teams — dokumenty a komunikace
E-mail — nabídky, smlouvy, schvalování
Papír nebo Excel — reporting a přehledy

Data se mezi těmito systémy přepisují ručně. Obchodník zapíše zakázku do tabulky, pak napíše účetní e-mail s podklady, ta je přepíše do účetního programu, vystaví fakturu a pošle ji zpět obchodníkovi ke kontrole. Jeden úkon, čtyři systémy, dvě hodiny práce.

Podle výzkumu McKinsey zaměstnanci tráví průměrně 1,8 hodiny denně — tedy 9,3 hodiny týdně — hledáním a shromažďováním informací. Studie IDC dochází k obdobným číslům: 8,8 hodiny týdně průměrně stráví zaměstnanec hledáním dokumentů a informací.

To znamená, že přibližně jeden celý pracovní den v týdnu připadá na hledání věcí, které by měly být na dosah ruky.

Zajímá vás, jak tento problém vyřešit propojením systémů? Podívejte se na průvodce propojením firemních systémů.

Česko a digitalizace: kde stojíme v Evropě#

Čísla z mezinárodních srovnání ukazují, proč je problém manuální práce v českých firmách tak akutní. Česko v digitalizaci podniků zaostává za průměrem EU.

Eurostat: Index digitální vyspělosti podniků (2024)#

Podle dat Eurostatu a ČSÚ se Česko v digitální vyspělosti podniků řadí na 22. místo z 27 členských států EU. Konkrétní čísla:

Ukazatel	Česko	Průměr EU
Podniky s alespoň základní digitální úrovní	71 %	73 %
Podniky s vysokou digitální úrovní	21 %	33 %
Podniky využívající firemní informační systém	29 %	43 %
Malé a střední podniky se základní digitalizací	49 %	—

Zdroj: Eurostat — Digital Decade Country Report Czechia 2024, Seyfor.com

Pouze 29 % českých firem využívá firemní informační systém — oproti 43 % v EU. To znamená, že více než dvě třetiny českých podniků řeší evidenci, nabídky, fakturaci a reporting ručně nebo v nepropojených nástrojích.

Přitom data ČSÚ jasně ukazují, že firmy využívající moderní technologie (robotiku, analýzu dat, automatizaci) mají výrazně vyšší produktivitu práce než firmy, které tyto technologie nepoužívají.

McKinsey: 57 % pracovního času je automatizovatelných#

V listopadu 2025 vydal McKinsey Global Institute zprávu, která otřásla trhem práce: 57 % pracovních hodin v ekonomice je dnes technicky automatizovatelných existujícími technologiemi. To je téměř dvojnásobek oproti odhadu z roku 2023, který počítal s 30 %.

Pro Evropu McKinsey odhaduje, že do roku 2030 bude automatizováno přibližně 27 % aktuálně odpracovaných hodin. Nejvyšší potenciál mají administrativní a podpůrné role — přesně ty pozice, které v malých firmách zabírají nejvíc času.

Pokud vás zajímá, jak konkrétně automatizace ve firmě funguje, přečtěte si praktický průvodce automatizací firemních procesů.

Kolik to stojí v korunách — modelový výpočet#

Abstraktní čísla o milionech ztracených hodin jsou těžko uchopitelná. Pojďme si to přepočítat na konkrétní firmu.

Modelová firma: 30 zaměstnanců, služby nebo výroba#

Průměrná hrubá mzda v Česku dosáhla v roce 2025 hodnoty 49 215 Kč měsíčně (ČSÚ). Zaměstnavatel k tomu odvádí 33,8 % na sociálním a zdravotním pojištění. Celkové náklady na jednoho zaměstnance tak činí přibližně 65 850 Kč měsíčně, tedy asi 395 Kč za hodinu.

Ztracený čas	Hodin ročně / zaměstnanec	Náklad na 30 zaměstnanců
Zákonná administrativa (Index byrokracie)	8 hod / zaměstnanec*	94 800 Kč
Ruční přepisování dat mezi systémy	130 hod (30 min denně)	1 541 500 Kč
Hledání informací a dokumentů	220 hod (1 hod denně)	2 607 000 Kč
Ruční reporting a přehledy	50 hod	592 500 Kč
Celkem	~408 hod	~4 835 800 Kč

Poznámka: 240 hodin z Indexu byrokracie se vztahuje na firmu jako celek, ne na jednoho zaměstnance. Na zaměstnance jsme rozpočítali poměrně.

Téměř 5 milionů korun ročně. U firmy s 30 zaměstnanci. A to je konzervativní odhad — nezapočítáváme náklady na chyby způsobené ručním přepisováním, ztracené obchodní příležitosti kvůli pomalé reakci, ani fluktuaci zaměstnanců frustrovaných opakovanou prací.

Zajímá vás, kolik stojí firemní systém, který tyto ztráty eliminuje? Podívejte se na přehled cen firemních systémů.

Praktický příklad: jak vypadá jeden den bez systému a s ním#

Podívejme se na konkrétní den obchodníka a asistentky ve firmě se 40 zaměstnanci, která dodává služby jiným firmám.

Bez systému (typický stav)#

Čas	Úkon	Trvání
8:00	Otevření e-mailu, hledání podkladů ke včerejší schůzce	20 min
8:20	Přepsání poznámek do Excel tabulky s klienty	15 min
8:35	Příprava nabídky — kopírování staré, úprava údajů, formátování	90 min
10:05	Odeslání nabídky, zápis do tabulky	10 min
10:15	Hledání stavu předchozí zakázky — dotaz na kolegyni, čekání na odpověď	15 min
10:30	Kontrola, jestli klient zaplatil fakturu — dotaz na účetní	10 min
14:00	Týdenní reporting — stahování dat z tabulek, kompilace přehledu	60 min
15:00	Hledání firemního postupu pro reklamaci — prohledávání Drive	15 min

Celkem ztraceno: 3 hodiny 55 minut z osmihodinového dne — téměř polovina.

Se systémem (po automatizaci)#

Úkon	Trvání
Zápis poznámek z jednání — diktát do systému	2 min
Nabídka — řeknete systému co potřebujete, ten ji vygeneruje	5 min
Stav zakázky — zeptáte se, dostanete odpověď	10 sekund
Stav platby — systém páruje automaticky, upomínky posílá sám	0 min
Týdenní report — generuje se automaticky	0 min
Firemní postup — zeptáte se znalostní báze	10 sekund

Celkem: přibližně 10 minut místo téměř čtyř hodin.

Úspora jednoho zaměstnance: 3,5 hodiny denně. U firmy s 10 lidmi na podobných pozicích je to 35 hodin denně — více než čtyři plné pracovní úvazky.

Pokud vás zajímá, jak se liší systém na míru od hotového software, přečtěte si srovnání přístupů k firemnímu systému.

5 signálů, že vaše firma ztrácí čas manuální prací#

Ne každá firma si uvědomuje, kolik času ztrácí. Tady je pět signálů, které na to spolehlivě ukazují:

Data se přepisují ručně mezi dvěma a více systémy. Obchodník zapíše kontakt do tabulky, účetní ho přepíše do fakturačního programu, asistentka ho zadá do e-mailového nástroje. Totéž třikrát.
Na otázku „jak je na tom zakázka X?" nikdo neodpoví do 30 sekund. Pokud zjištění stavu vyžaduje otevření e-mailu, tabulky nebo dotaz na kolegu — chybí vám jednotný systém.
Nabídky se tvoří kopírováním starých dokumentů. Riziko chyby (údaje předchozího klienta v nové nabídce) plus zbytečný čas na formátování.
Reporting zabírá hodiny týdně. Pokud někdo každý pátek kompiluje data z několika zdrojů do přehledu — to je práce pro systém, ne pro člověka.
Zaměstnanci tráví čas hledáním interních postupů a dokumentů. Pokud odpověď na „jak se u nás řeší reklamace?" vyžaduje prohledávání Disku, e-mailů nebo dotaz na kolegu — chybí vám znalostní báze.

Pokud jste si odškrtli tři a více bodů, vaše firma pravděpodobně ztrácí 2–4 hodiny denně na zaměstnance zbytečnou manuální prací.

Co s tím — tři možné cesty#

Existují tři základní přístupy, jak se zbavit manuální práce. Každý má svá pro a proti:

1. Hotový software (Pohoda, Raynet, Fakturoid)#

Výhoda: Rychlé nasazení, známé nástroje. Nevýhoda: Každý systém řeší jen kousek. Propojení buď neexistuje, nebo stojí další peníze a čas. Firma skončí se čtyřmi nepropojenými nástroji místo jednoho — a data se stejně přepisují ručně.

Podle dat Eurostatu právě nedostatečné propojení systémů brzdí české firmy nejvíc. Mít digitalizované účetnictví nestačí, pokud data do něj zadáváte ručně z jiného programu.

Více v porovnání Pohoda vs. moderní systém nebo Fakturoid vs. firemní systém.

2. Vlastní vývoj na míru#

Výhoda: Přesně podle potřeb firmy. Nevýhoda: Cena v milionech, doba realizace měsíce až roky, závislost na dodavateli. Pro firmu s 10–80 zaměstnanci zpravidla neúnosné.

3. Systém s hotovým základem a úpravami podle firmy#

Výhoda: Rychlé nasazení (týdny místo měsíců), bez milionového projektu, systém roste s firmou. Nevýhoda: Vyžaduje důvěru v dodavatele a ochotu změnit zaběhnuté postupy.

Tento přístup kombinuje výhody obou předchozích: máte hotový základ (evidence klientů, nabídky, fakturace, znalostní báze) a zbytek se přizpůsobí tomu, jak vaše firma reálně funguje. Žádné ohýbání procesů podle software.

Pokud vás zajímá, jak se systémy liší cenou, přečtěte si kolik stojí firemní systém.

Často kladené otázky #

Kolik hodin denně ztrácí zaměstnanci administrativou?#

Podle průzkumů Hospodářské komory ČR tráví podnikatelé v Česku přes 240 hodin ročně nadbytečnou administrativou — to odpovídá zhruba jedné hodině denně. U zaměstnanců, kteří pracují s daty napříč systémy, může ruční přepisování a hledání informací zabírat 2–3 hodiny denně.

Kolik stojí firmu manuální přepisování dat?#

Při průměrných nákladech zaměstnavatele kolem 66 000 Kč měsíčně na jednoho zaměstnance vychází každá ztracená hodina na přibližně 400 Kč. Firma s 30 zaměstnanci, kde každý ztrácí hodinu denně zbytečnou administrativou, přichází ročně o více než 2,5 milionu korun.

Jak zvýšit produktivitu ve firmě?#

Začněte zmapováním procesů, kde se data přepisují ručně mezi systémy. Typicky jde o nabídky, fakturaci a evidenci klientů. Zaveďte systém, který tyto procesy zautomatizuje — ne jen zdigitalizuje. Měřte úsporu v hodinách a postupně rozšiřujte na další oblasti.

Které procesy se nejvíc vyplatí automatizovat?#

Největší úsporu času přináší automatizace tvorby nabídek (z hodin na minuty), fakturace a párování plateb (desítky minut denně), zpracování nových kontaktů (15–20 minut na jeden kontakt) a interního reportingu (hodiny týdně na nulu). Podrobněji v průvodci automatizací firemních procesů.

Jak si české firmy stojí v digitalizaci oproti EU?#

Česko zaostává. Podle Eurostatu využívá firemní informační systém pouze 29 % českých podniků, zatímco průměr EU je 43 %. V celkovém indexu digitální vyspělosti podniků se Česko řadí na 22. místo z 27 členských států EU. Základní úroveň digitalizace dosahuje 71 % českých firem oproti 73 % v EU.

Shrnutí: klíčová čísla na jednom místě#

Ukazatel	Hodnota	Zdroj
Ztráta české ekonomiky z pomalé digitalizace a byrokracie	~90 mld. Kč/rok	Hospodářská komora ČR, 2026
Čas strávený byrokracií (malá firma)	240+ hodin/rok	Index byrokracie, HK ČR
Celkové člověkohodiny ztracené byrokracií v ČR	67,6 mil. hodin/rok	Hospodářská komora ČR
České firmy s firemním informačním systémem	29 % (EU: 43 %)	Eurostat / ČSÚ
Čas hledání informací (zaměstnanec)	1,8 hod/den	McKinsey
Automatizovatelný podíl pracovních hodin	57 %	McKinsey, 2025
Pořadí ČR v digitální vyspělosti podniků (EU-27)	22. místo	Eurostat DESI, 2024

Máte pocit, že vaše firma ztrácí čas tam, kde by to šlo řešit systémově? Ozvěte se — nezávazně probereme, jestli a kde vidíme prostor pro úsporu. Zjistit, jestli si sedneme.